Основу определения качественной потребности в персонале составляет процесс выявления того, кто нужен туристской организации. Традиционно этот процесс тесно связан с разработкой должностной инструкции, т.е. документа, описывающего основные функции сотрудника, занимающего данную должность. Должностная инструкция создается совместными усилиями линейного руководителя, формулирующего требования к работнику, и менеджера по персоналу, их документирующего. В документе отражаются:

1) общие положения, определяющие порядок назначения и освобождения от должности, подчиненность работника;

2) должностные обязанности;

3) требования к знаниям и навыкам работника;

4) требования к образованию, стажу работы и т.п.

В качестве дополнения к должностной инструкции могут использоваться квалификационные карты и карты компетенции.

Квалификационная карта представляет собой детальное описание квалификационных характеристик, которыми должен обладать «идеальный» сотрудник. Поскольку в ходе отбора легче определить квалификационные характеристики, чем возможности выполнять должностные обязанности, то, следовательно, квалификационная карта значительно облегчает процесс отбора претендентов на данную должность. Недостаток квалификационной карты - сосредоточение внимания на прошлых заслугах претендента в ущерб оценке его современного потенциала, профессионального развития.

Карта компетенции представляет собой описание личностных характеристик «идеального» сотрудника, что очень важно в туризме и гостеприимстве. Например, ориентация на гостя, умение работать в группе, напористость, оригинальность мышления и т.д.